Blog: 05.11.26Ce que vous demandez à une fiduciaire a un prix

Une équipe à Genève, des données protégées, des chiffres à jour, un interlocuteur qui répond quand on l’appelle : c’est ce que l’on nous demande, à chaque rendez-vous. Puis l’offre arrive : « Vous êtes trop chers. Ma fiduciaire, je la paie deux fois moins, et ça va. » Et parfois, au bout d’une heure d’échange : « Si on externalise tout ça, à quoi je vais servir ? ». Nous voulons y répondre une bonne fois, franchement.

Nous rencontrons chaque semaine des dirigeants de PME genevoises qui envisagent d’externaliser leur comptabilité et leur paie. Leurs attentes sont claires, et elles sont légitimes.

Ils veulent une équipe en Suisse, qui connaît le droit suisse et les pratiques genevoises. Ils veulent que leurs données et celles de leurs collaborateurs soient protégées. Ils veulent voir leurs chiffres en cours d’année, sans attendre le bouclement. Ils veulent un interlocuteur qui les connaît, joignable, et qui ne disparaît pas pendant les vacances. Ils veulent que tout soit juste, du premier salaire au dernier décompte TVA.

Nous partageons ces exigences. C’est même pour y répondre que Synergix existe.

Ce qui nous frappe, c’est la suite. Une fois l’offre reçue, toutes ces attentes se résument à une ligne : « Ma fiduciaire, je la paie deux fois moins, et ça va. »

C’est possible. Mais à ce prix-là, le travail n’est en général pas le même : une comptabilité bouclée une fois par an, des chiffres découverts des mois plus tard, une personne seule sur le dossier. Cela peut suffire à une entreprise. Ce n’est simplement pas ce que l’on nous demande en rendez-vous, et nous préférons le dire.

Adrien, dirigeant de SwissTranslate, avait lui aussi une fiduciaire, et ça allait. Ce qu’il n’avait pas, c’était une comptabilité qui l’aide à piloter son entreprise. Il le raconte dans son témoignage.

Reprenons ces attentes une à une, et regardons ce qu’elles supposent.

Une équipe à Genève. Des comptables et des gestionnaires de salaires qui maîtrisent la tenue de la comptabilité (art. 957 ss CO), la TVA, les assurances sociales, l’impôt à la source et la prévoyance professionnelle. Payés au niveau du marché genevois, cotisations sociales comprises. Installés dans des bureaux à Genève, où l’on peut recevoir un dirigeant. Chez nous, l’équipe comptable et l’équipe RH comptent des titulaires de brevets fédéraux (finance et comptabilité, assurances sociales), sous une direction titulaire du diplôme fédéral d’expert en finance et controlling.

La protection des données. La loi sur la protection des données (nLPD) impose des mesures de sécurité adaptées, la maîtrise des sous-traitants et la capacité de répondre en cas d’incident. Pour une fiduciaire, qui détient les salaires, les comptes bancaires et les données personnelles de tous les collaborateurs de ses clients, c’est une obligation, et un investissement permanent, en outils comme en procédures. Chez nous, les données de nos clients ne servent jamais à entraîner des modèles d’intelligence artificielle tiers, et la liste de nos sous-traitants est communiquée sur demande.

Des chiffres à jour, justes et contrôlés. Voir sa trésorerie et ses résultats en cours d’année suppose une comptabilité tenue au fil de l’eau. Chez nous, cela repose sur des systèmes que nous construisons et entretenons nous-mêmes. Les relevés bancaires arrivent directement par EBICS et sont rapprochés chaque jour. Les pièces se déposent sur IODD, la plateforme que nous développons depuis 2013 : les factures fournisseurs y sont lues par des modèles d’extraction, et tout champ dont la lecture reste incertaine part en validation chez nos experts. Chaque mois, treize contrôles automatiques, fondés sur des règles comptables fixes, passent sur chaque dossier et font remonter les écritures à justifier avant la clôture. Les chiffres se lisent ensuite dans des tableaux de bord que nous mettons en place sur Qlik, mis à jour automatiquement plusieurs fois par jour et consultables en ligne, depuis n’importe où.

Rapidité, conformité, contrôle : ces systèmes se conçoivent, se testent, se sécurisent et se maintiennent, année après année. Ils représentent une part importante de ce que rémunère un forfait, même si elle n’apparaît sur aucune ligne de l’offre.

Un interlocuteur qui répond, et une équipe derrière lui. Chez nous, il y a toujours quelqu’un pour répondre à un client. Pour qu’un dossier avance pendant une absence, il faut plusieurs personnes qui le connaissent. Donc davantage d’heures rémunérées que pour un dossier tenu par une personne seule.

Un travail juste. Chaque 1er janvier, des taux de cotisation, des barèmes d’impôt à la source et des plafonds changent. Les intégrer sans erreur dans chaque dossier prend du temps de formation et de vérification. Et le mandataire répond de la bonne et fidèle exécution du mandat (art. 398 CO), ce qui suppose une assurance responsabilité civile professionnelle.

Mises bout à bout, ces exigences dessinent un prix de revient. Toute fiduciaire qui y répond supporte ces coûts, sous une forme ou une autre.

Une offre de Synergix n’est pas un prix de départ gonflé en prévision d’une négociation. Elle correspond au travail que demande votre dossier : le volume de pièces, le nombre de collaborateurs, les décomptes à établir, le rythme de suivi que vous attendez.

Elle porte aussi sur un périmètre entier. Nous prenons en charge toute la comptabilité, toute la gestion des salaires et des RH, ou les deux. Nous ne travaillons pas à la tâche, une saisie ici, un décompte TVA là. Les rapprochements, les contrôles et la vue en continu sur vos chiffres ne tiennent que si l’ensemble passe par les mêmes mains et les mêmes systèmes.

À périmètre égal, un prix nettement plus bas suppose de retirer quelque chose : du temps passé sur le dossier, un contrôle, une personne, un outil.

Nous ne demandons à personne de nous croire sur parole. Comparer plusieurs offres est une démarche saine, à condition de regarder au-delà du montant mensuel, qui ne dit rien de la qualité du travail qu’il recouvre. Avant de mettre deux prix côte à côte, posez les mêmes questions à chaque fiduciaire, et demandez à voir plutôt qu’à entendre.

Commencez par vos chiffres. Quand les verrez-vous : au bouclement, une fois par mois, ou à tout moment ? Pourrez-vous les consulter en ligne, depuis n’importe où, ou faudra-t-il attendre un envoi ? Et sous quelle forme : un bilan et un compte de résultat, ou des tableaux de bord construits sur votre structure analytique, par activité, par projet ou par site ?

Demandez ensuite comment ils sont vérifiés. Quels contrôles passent sur votre comptabilité avant la clôture, à quel rythme, et comment les écarts vous sont-ils signalés ?

Intéressez-vous aux personnes. Qui suit votre dossier, avec quelle formation, et qui le reprend pendant une absence ? Qui vous répond quand une question touche la TVA, l’impôt à la source ou la prévoyance professionnelle ?

Regardez les outils. Comment déposez-vous vos pièces, comment arrivent les relevés bancaires, comment les paiements sont-ils préparés, et qui les valide ? Et pour vos données : qui y a accès, et servent-elles à autre chose qu’à tenir votre comptabilité ?

Terminez par le périmètre. Bouclement, TVA, paie, certificats de salaire, questions en cours d’année : qu’est-ce qui figure dans le forfait, et qu’est-ce qui est facturé en plus ?

Ces questions ne servent pas à écarter une offre plus basse, qui peut tout à fait convenir à votre entreprise. Elles servent à savoir ce que chaque prix achète. Nous y répondons volontiers, une par une, écrans à l’appui.

Le prix d’une fiduciaire figure sur une facture, chaque mois. Le coût d’une erreur arrive plus tard, en une fois.

• Impôt à la source : l’employeur répond de l’impôt qu’il aurait dû retenir (art. 138 LIFD). Un barème mal appliqué sur plusieurs mois et plusieurs collaborateurs devient une somme à la charge de l’entreprise.
• TVA : un décompte erroné se corrige avec intérêts moratoires (art. 87 LTVA), et une erreur de méthode peut se répéter sur plusieurs périodes avant d’être vue lors d’un contrôle.
• AVS : des cotisations payées en retard portent intérêt (art. 41bis RAVS), et une déclaration manquante conduit la caisse à fixer les cotisations d’office.
• Décisions : un recrutement ou un dividende décidé sur des chiffres faux ou anciens. C’est le coût le plus lourd, et celui qui ne figure dans aucun devis.

Quand nous reprenons un dossier tenu au plus juste, c’est souvent là que se trouve l’écart de prix : dans ce qu’il faut reconstituer.

C’est la question que l’on nous pose à la fin d’un rendez-vous d’une heure, après avoir présenté la plateforme, le déroulé, l’équipe. Elle vient souvent du directeur financier ou du comptable de l’entreprise, parfois du dirigeant lui-même. Elle va souvent avec une autre : « Est-ce que j’aurai encore la main sur mes chiffres, sur les finances de mon entreprise ? » Elle traduit une crainte sincère : externaliser, ce serait perdre la main.

Notre réponse : vous servirez à ce que personne d’autre ne peut faire à votre place. Prendre les décisions, fixer la stratégie, porter la vision de l’entreprise. Pas à passer vos journées sur des tâches opérationnelles qui prennent du temps sans demander votre jugement. C’est d’ailleurs ce que la loi vous réserve.

Dans une société anonyme, l’organisation de la comptabilité, du contrôle financier et du plan financier fait partie des attributions intransmissibles du conseil d’administration (art. 716a CO). Dans une Sàrl, cette responsabilité revient aux gérants (art. 810 CO). Une fiduciaire tient les comptes. Elle ne dirige pas votre entreprise.

Chez nos clients, le dirigeant et son équipe gardent :

• les décisions : investissements, embauches, dividendes, arbitrages de fin d’année ;
• les validations : la paie avant son versement, les paiements ;
• la relation avec la banque, les clients et les fournisseurs ;
• la vue sur leurs chiffres, à tout moment, et plus souvent qu’avant.

Ce qu’ils nous confient, ce sont les tâches chronophages : la saisie, les rapprochements, la paie, les déclarations aux caisses, les décomptes TVA, les certificats de salaire, le bouclement. Le temps qu’ils y consacraient revient à leur cœur de métier : leurs clients, leurs équipes, leur développement.

Quand l’entreprise a un ou une comptable en interne, son rôle change de nature. Libérée de la saisie et de la course aux échéances, cette personne retrouve la vue d’ensemble : lire les chiffres, suivre la trésorerie, préparer les décisions et nourrir la stratégie de la direction. Elle travaille sur les mêmes outils que nous et voit ce que nous faisons au moment où nous le faisons. Nous avançons main dans la main avec elle.

Et si la collaboration ne vous convient plus, le mandat peut être révoqué en tout temps (art. 404 CO), en évitant simplement de le faire à un moment qui porterait préjudice à l’autre partie.

Nous comprenons qu’un dirigeant surveille ses coûts. C’est même ce que nous l’aidons à faire. Mais une équipe à Genève, des données protégées, des chiffres à jour et un travail juste ont un prix, chez nous comme ailleurs. Nous préférons l’expliquer.

Le détail de ce que nous prenons en charge figure sur nos pages comptabilité et gestion des salaires, et le calendrier d’une reprise dans notre article sur le changement de fiduciaire au 1er janvier. Si vous avez une offre sur la table, la nôtre ou une autre, nous la relisons volontiers avec vous, question par question.