Politique de ConfidentialitéPolitique de Confidentialité

Qui sommes-nous?

SYNERGIX SA est une entreprise suisse.

SYNERGIX SA traite vos données personnelles dans le respect des lois sur la protection des données en vigueur, notamment en respectant les principes de licéité, loyauté & transparence, de limitation des finalités, de minimisation des données, d’exactitude, de limitation de la conservation, et d’intégrité & de confidentialité.

Dans cette Politique de Confidentialité, les références à « SYNERGIX SA », « nous », « notre » et « nos » sont des références à l’entité responsable du traitement de vos données personnelles, qui est celle, de manière générale, qui obtient vos données personnelles.

La présente Politique de Confidentialité s’applique aux données personnelles que nous obtenons par l’intermédiaire de nos sites Web ou de nos services, ou plus généralement, dans le cadre des prestations que nous fournissons.

La présente Politique de Confidentialité décrit les types de données personnelles que nous obtenons, la manière dont nous pouvons utiliser ces données personnelles, les personnes avec lesquelles nous pouvons les partager, et la façon dont vous pouvez exercer vos droits liés au traitement de ces informations par nos soins. La Politique de Confidentialité décrit également les mesures que nous prenons pour protéger les données personnelles que nous obtenons, et la manière dont vous pouvez nous contacter en ce qui concerne nos pratiques de confidentialité.

Définitions

« Données à caractère personnel » signifie toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »); est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement;

« Catégories particulières de données à caractère personnel » signifie le traitement des données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique;

« Traitement »: toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation,

l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction;

« Responsable du traitement » signifie la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre;

« Sous-traitant » signifie la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;

« Tiers » signifie une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.

Quels types de données personnelles traitons-nous?

Nous pouvons obtenir des informations personnelles via nos formulaires en ligne sur notre site internet www.synergix.ch ou de la livraison de nos services.

Les informations personnelles que nous pouvons obtenir sont par exemple :

• Nom complet
• Email
• Adresse, ville, pays
• Téléphone
• Société, fonction
• Données des collaborateurs pour la gestion de la paie
• Données comptables
• Données de facturation
• Toute autre données personnelles nécessaires à la livraison de nos services

Comment utilisons-nous vos données personnelles?

Nous pouvons utiliser les données personnelles que nous collectons pour :

• Exécuter des tâches dans le domaine de la gestion comptable ;
• Exécuter des tâches dans le domaine de la gestion des ressources humaines et de la comptabilité des salaires ;
• La gestion administrative ;
• Les fonctionnalités de banking ;
• Le traitement de requêtes de tiers (ex. candidatures) ;
• Le contrôle et optimisation des procédures d’analyse des besoins aux fins d’une approche ciblée de la clientèle, mais aussi de la collecte de données personnelles issues de sources accessibles au public pour l’acquisition de clients ;
• La publicité et informations concernant nos offres et nos prestations (y compris l’organisation d’évènements) ;
• Améliorer l’expérience des utilisateurs sur le site (analyse, optimisation…) ;
• Répondre à vos demandes ;
• Envoyer notre newsletter ;
• Respecter et appliquer les exigences légales en vigueur, les obligations contractuelles et nos politiques et conditions (Politique de confidentialité et autres conditions d’utilisation) ;
• Maintenir et améliorer la sécurité de nos produits et services.

Le traitement par SYNERGIX SA de vos informations personnelles, tel que décrit ci-dessus, s’effectuera généralement sur l’une des bases juridiques suivantes :

• Votre consentement ;
• Une relation contractuelle que nous aurions avec vous ou une partie concernée (e.g. votre employeur) ;
• Nos intérêts commerciaux légitimes ; ou
• Le respect de nos obligations légales.

Vos données sont-elles partagées avec des tiers?

Nous ne vendons ni ne divulguons vos données personnelles, excepté dans la mesure décrite ici ou au moment de leur collecte.

• Nous pouvons partager des données personnelles au sein de SYNERGIX SA aux fins décrites dans la présente Politique de Confidentialité ;
• Nous pouvons divulguer des informations personnelles vous concernant (1) si nous sommes tenus de le faire ou autorisés à le faire en vertu de la loi en vigueur ou d’un processus légal (ordonnance de tribunal ou assignation), (2) aux autorités juridiques ou à d’autres représentants du gouvernement afin de respecter une demande juridique légitime, (3) dans le cadre d‘une enquête en cas de suspicion de fraude ou d’activité illégale, ou (4) dans tous les autres cas, avec votre autorisation.
• Nous pouvons transférer les données personnelles que nous collectons et stocker lesdites données chez certains de nos sous-traitants en Suisse ou dans d’autres pays qui peuvent avoir des lois de protection des données différentes de celles en vigueur dans le pays dans lequel les données ont été fournies. Dans ce cas, nous transfèrerons les données personnelles uniquement aux fins décrites dans la présente Politique de Confidentialité. Dans la mesure autorisée par la loi en vigueur, lorsque nous transférons vos données personnelles à des bénéficiaires situés dans d‘autres pays, nous prenons toutes les mesures adéquates pour protéger vos données personnelles.

Où sont stockées vos données?

Notre site web est hébergé en Suisse, sur nos serveurs. Vos données peuvent aussi être stockées chez des prestataires étrangers.

Pour combien de temps conservons-nous vos données?

Dans la mesure autorisée par la loi en vigueur, nous conservons les données personnelles que nous obtenons à votre sujet tant que (1) cela est nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons obtenues, conformément aux dispositions de la présente Politique de Confidentialité, ou (2) nous disposons d’une autre base légale, indiquée dans la présente Politique de Confidentialité, pour conserver lesdites données au-delà de la période pendant laquelle celles-ci sont nécessaires pour atteindre l’objectif initial d‘obtention des données personnelles.

Vous pouvez à tout moment faire valoir votre droit à l’effacement de vos données personnelles, voir les sections ci-dessous « Quels sont vos droits » et « Comment prendre contact avec nous ».

Nous attirons votre attention sur le fait que les données demeurent visibles dans nos registres même après leur suppression, car ceux-ci doivent pouvoir renseigner aussi sur des rapports de droit passés.

Quels sont vos droits?

Dans la mesure autorisée par la loi en vigueur dans votre pays, vous pouvez (1) accéder, modifier, mettre à jour et corriger les données personnelles que nous conservons à votre sujet ; (2) nous demander d’effacer ou de restreindre vos données personnelles via notre adresse de contact ; ou (3) exercer votre droit à la portabilité des données par le même moyen. Lorsque cela est autorisé par la loi, vous pouvez à tout moment retirer le consentement que vous nous aviez précédemment donné pour traiter vos données personnelles pour des motifs légitimes liés à votre situation particulière, et nous appliquerons vos préférences le cas échéant. Pour demander l’exercice de ces droits, contactez-nous à l’adresse qui se trouve dans la dernière section de ce document.

Comment protégeons-nous vos données?

SYNERGIX SA établit la sécurité conformément aux principes du RGPD. Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles d’un accès non autorisé ou d’un usage abusif comme l’élaboration de directives, des formations, des solutions visant la sécurité informatique et réseaux, le contrôle et la restriction des accès, le cryptage des supports de données et des transmissions et des contrôles. Les serveurs de Synergix SA sont situés en Suisse, dans un centre de données plusieurs fois certifié et sécurisé. Toutes les plateformes destinées à l’exécution des mandats se trouvent sur les serveurs de Synergix, SSL et sécurisés. Nous effectuons régulièrement des sauvegardes des données client.

Modification de notre Politique de Confidentialité

La présente Politique de Confidentialité peut être mise à jour régulièrement et sans avertissement préalable afin de refléter les modifications apportées à nos pratiques en matière d’informations. Nous indiquerons en haut de la présente Politique de Confidentialité la date de sa dernière mise à jour.

Comment prendre contact avec nous?

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de la présente Politique de confidentialité, ou si vous souhaitez mettre à jour des informations dont nous disposons à votre sujet ou vos préférences, contactez-nous à privacy@synergix.ch ou écrivez-nous à l’adresse suivante :

Synergix SA
Rue de Neuchâtel 8
CH – 1201 Genève
Tel : +41 (0)22 552 58 00