Blog, RH & Payroll: 02.11.26Départ d'un collaborateur en Suisse : les obligations de l'employeur, du congé à la clôture du dossier

Un départ se prépare avec la même rigueur qu’une arrivée. Entre la lettre de congé et le dernier document remis, l’employeur suisse doit tenir un calendrier précis : délai de congé, périodes de protection, décompte final, sortie de la caisse de pension, fin de la couverture accidents, certificats. Une étape manquée, et c’est le dossier qui se rouvre des mois plus tard. Voici la marche à suivre, étape par étape.

En droit suisse, le contrat de travail de durée indéterminée peut être résilié par chacune des parties, sans motif particulier, en respectant le délai de congé (art. 335 CO). Le Code des obligations fixe des délais minimaux à l’art. 335c, pour la fin d’un mois :

• un mois pendant la première année de service ;
• deux mois de la deuxième à la neuvième année ;
• trois mois dès la dixième année.

Le contrat ou une convention collective de travail (CCT) peut prévoir d’autres délais, dans les limites de la loi. Pendant le temps d’essai, le délai tombe à sept jours (art. 335b CO).

Le point qui piège le plus souvent : le congé doit être reçu par l’autre partie avant le début du délai, pas simplement envoyé. Pour un départ au 31 janvier 2027 avec un préavis de deux mois, la lettre doit être entre les mains du collaborateur au plus tard le lundi 30 novembre 2026. En pratique, la remise en main propre contre signature est la voie la plus sûre. Un congé reçu le 1er décembre ne produit ses effets qu’au 28 février 2027.

La loi n’impose pas la forme écrite, mais un congé oral est une preuve fragile. La partie qui reçoit le congé peut en outre exiger une motivation écrite (art. 335 al. 2 CO). Mieux vaut l’avoir préparée avant de remettre la lettre.

Après le temps d’essai, l’employeur ne peut pas résilier le contrat pendant certaines périodes de protection (art. 336c CO). Les plus fréquentes dans une PME :

• Incapacité de travail pour maladie ou accident non imputable au collaborateur : 30 jours pendant la première année de service, 90 jours de la deuxième à la cinquième année, 180 jours dès la sixième année ;
• Grossesse et 16 semaines suivant l’accouchement ;
• Service militaire, service civil ou protection civile, avec une extension avant et après le service s’il dure plus de onze jours.

Un congé donné pendant l’une de ces périodes est nul. Il faudra le notifier à nouveau une fois la période terminée. Si le congé a été donné avant et que l’incapacité survient pendant le délai de congé, ce délai est suspendu, puis la fin du contrat est reportée au prochain terme, en général la fin du mois suivant. Un départ prévu au 31 janvier peut ainsi glisser à fin mars ou fin avril, avec les salaires et les cotisations qui vont avec.

Il faut distinguer ce cas du congé abusif (art. 336 CO). Un congé motivé par une caractéristique personnelle du collaborateur, ou donné en représailles à une prétention légitime, reste valable mais ouvre droit à une indemnité pouvant aller jusqu’à six mois de salaire (art. 336a CO). Le collaborateur doit former opposition par écrit avant la fin du délai de congé. Une motivation claire et documentée est la meilleure protection de l’employeur.

Le contrat court normalement jusqu’à son terme. Le salaire, les cotisations sociales, l’impôt à la source et les obligations réciproques restent en place. Trois sujets méritent une attention particulière.

Le solde de vacances. Pendant le contrat, les vacances ne peuvent pas être remplacées par de l’argent (art. 329d al. 2 CO). Le délai de congé est donc le moment de les planifier, si leur prise peut être raisonnablement exigée compte tenu de la durée du préavis et des recherches d’emploi en cours. Le solde restant à la fin du contrat sera payé dans le décompte final.

Le temps de recherche d’emploi. Après la résiliation, l’employeur accorde au collaborateur le temps nécessaire pour chercher un nouvel emploi (art. 329 al. 3 CO), sans réduction de salaire pour les absences usuelles.

Les heures supplémentaires et la clause de non-concurrence. Les heures supplémentaires non compensées en temps libre se paient avec un supplément de 25 %, sauf accord écrit contraire (art. 321c CO). Une clause de non-concurrence n’est valable que si elle a été convenue par écrit et limitée dans le temps, le lieu et l’objet (art. 340 ss CO). Elle tombe si l’employeur résilie le contrat sans motif justifié imputable au collaborateur (art. 340c al. 2 CO). Mieux vaut vérifier ces points avant la dernière semaine.

À la fin des rapports de travail, toutes les créances qui en découlent deviennent exigibles (art. 339 al. 1 CO). La dernière paie est donc plus qu’un salaire mensuel. Elle regroupe en général :

• le salaire jusqu’au dernier jour du contrat ;
• le 13e salaire au prorata de la durée d’emploi dans l’année, s’il est prévu par le contrat ;
• l’indemnité pour le solde de vacances non prises ;
• les heures supplémentaires non compensées ;
• la part de bonus ou de commission due selon les règles du contrat ;
• les remboursements de frais en suspens.

Sur ces éléments s’appliquent les déductions habituelles : cotisations AVS/AI/APG/AC, LPP, LAA non professionnelle, IJM selon le contrat, et l’impôt à la source pour les collaborateurs concernés. Une indemnité de vacances est un élément de salaire soumis aux cotisations, au même titre que le salaire de base. Une erreur sur ce décompte, c’est une correction à faire auprès de la caisse de compensation et un collaborateur déjà parti à recontacter.

Le départ d’un collaborateur se traduit par une série d’annonces de sortie, chacune avec son organisme et ses délais.

La caisse de pension (LPP). L’employeur annonce la sortie à l’institution de prévoyance. Celle-ci calcule la prestation de sortie, que la loi sur le libre passage impose de transférer à l’institution du nouvel employeur ou, à défaut, sur un compte ou une police de libre passage (art. 2 et 4 LFLP). Le collaborateur reste couvert contre les risques décès et invalidité pendant un mois après la fin du contrat, s’il n’entre pas entretemps dans une nouvelle institution (art. 10 al. 3 LPP).

L’assurance-accidents (LAA). La couverture prend fin à l’expiration du 31e jour qui suit le jour où cesse le droit au salaire (art. 3 al. 2 LAA). L’employeur doit informer le collaborateur de la possibilité de prolonger la couverture des accidents non professionnels jusqu’à six mois par une assurance par convention. Cette information est souvent oubliée. Elle est pourtant à la charge de l’employeur.

L’assurance indemnités journalières maladie (IJM). La plupart des contrats collectifs prévoient un droit de passage dans l’assurance individuelle, à exercer dans un délai fixé par la police. Informer le collaborateur de ce droit, par écrit, évite une lacune de couverture difficile à rattraper.

La caisse de compensation AVS et la caisse d’allocations familiales. La date de sortie figure dans la déclaration de salaires annuelle. Certaines caisses demandent une annonce en cours d’année. Le versement des allocations familiales s’arrête avec la fin du droit au salaire.

L’impôt à la source. Pour un collaborateur imposé à la source, la sortie est annoncée à l’administration fiscale cantonale dans le décompte du mois concerné. À Genève, c’est l’Administration fiscale cantonale (AFC-GE).

Le permis de travail. Pour un collaborateur frontalier (permis G) ou titulaire d’une autorisation de courte durée, la fin des rapports de travail doit être annoncée à l’autorité cantonale compétente, à Genève l’Office cantonal de la population et des migrations (OCPM).

Le départ se clôt par des documents dont le collaborateur aura besoin dans sa vie professionnelle, parfois des années plus tard.

Le certificat de travail. Le collaborateur peut le demander en tout temps (art. 330a CO). Il porte sur la nature et la durée des rapports de travail, ainsi que sur la qualité du travail et la conduite. À sa demande, il peut se limiter à une attestation de la nature et de la durée de l’emploi. Le certificat doit être bienveillant et conforme à la vérité, deux exigences qu’il faut tenir ensemble.

Le certificat de salaire. Il couvre la période d’emploi de l’année en cours. Le remettre avec le décompte final, plutôt que d’attendre la campagne de janvier, simplifie la déclaration d’impôt du collaborateur et évite une relance.

L’attestation de l’employeur pour l’assurance-chômage. Si le collaborateur s’inscrit au chômage, l’employeur doit remplir le formulaire officiel à sa demande (art. 88 LACI). Il est disponible sur le portail Travail.Swiss du SECO.

En parallèle, l’employeur récupère ce qui lui appartient : matériel, clés, badge, documents (art. 339a CO). Il ferme aussi les accès aux outils informatiques et aux données. Au regard de la nLPD, ces accès doivent être coupés dès le dernier jour, et les données personnelles du collaborateur conservées uniquement pour la durée nécessaire aux obligations légales.

Chacune de ces étapes paraît simple prise isolément. C’est leur enchaînement, sous la pression d’un départ, qui crée les erreurs. Celles que nous rencontrons le plus souvent lors des reprises de mandats ont toutes un coût.

Un congé reçu deux jours trop tard. Pour un collaborateur à CHF 8’000 par mois, un congé reçu le 1er décembre au lieu du 30 novembre prolonge le contrat d’un mois. Avec les cotisations patronales (AVS/AI/APG/AC, LPP, LAA, allocations familiales), la facture dépasse en général CHF 9’000, pour un mois de travail que personne n’avait prévu.

Un congé notifié pendant un arrêt maladie. Il est nul. Le temps de s’en rendre compte, de le notifier à nouveau et d’attendre le prochain terme, le départ peut glisser de deux ou trois mois.

Un décompte final incomplet. Un solde de vacances oublié ou des heures supplémentaires non réglées peuvent être réclamés pendant cinq ans (art. 128 ch. 3 CO). La réclamation arrive souvent par l’intermédiaire d’un syndicat ou d’un avocat, au moment où plus personne ne se souvient du dossier.

Une information LAA ou IJM jamais transmise. Si le collaborateur subit un accident ou tombe malade quelques semaines après son départ sans avoir pu prolonger sa couverture, la question de la responsabilité de l’employeur se pose. Ce risque disparaît avec un simple courrier envoyé au bon moment.

Aucune de ces situations ne relève d’une mauvaise volonté. Elles viennent toutes du même endroit : un départ est un événement rare dans une PME, et chaque règle se redécouvre au moment où l’on en a besoin.

Quand Synergix tient la paie d’une entreprise chaque mois, toutes les informations nécessaires à un départ sont déjà dans le dossier : la date d’entrée et donc le délai de congé applicable, les absences en cours qui déclenchent une période de protection, le solde de vacances, les heures supplémentaires, les polices LPP, LAA et IJM. Le départ n’est plus un projet à monter. C’est une procédure que le gestionnaire payroll déroule.

Du côté du dirigeant, tout commence par un e-mail : le nom du collaborateur et la date de départ envisagée. En retour, il reçoit le terme exact, la date limite de remise du congé et, le cas échéant, l’alerte sur une période de protection en cours. Ensuite, nous préparons le décompte final à valider, nous effectuons les annonces de sortie LPP, LAA, IJM, AVS, allocations familiales et impôt à la source, nous envoyons les informations de couverture au collaborateur, et nous établissons le certificat de salaire et l’attestation pour l’assurance-chômage. Le dossier est clos quand le dernier document est remis.

C’est le pendant exact de ce que nous faisons à l’arrivée d’un collaborateur, décrit dans notre article sur les obligations légales de l’onboarding en Suisse. Entre les deux, la paie de chaque mois, les certificats de janvier et les changements de taux au 1er janvier suivent le même chemin. Le périmètre complet est présenté sur notre page gestion des salaires et externalisation RH.

Un départ laisse des traces administratives longtemps après le dernier jour : une prestation de sortie LPP à retrouver, un certificat de travail demandé pour un nouvel emploi, une caisse qui corrige une déclaration de salaires. Quand chaque étape a été faite dans les délais, le dossier reste fermé. Le collaborateur part avec ses documents en ordre, et le dirigeant garde son attention sur la suite : le recrutement, la passation, l’équipe qui reste. Si un départ se prépare dans votre entreprise d’ici la fin de l’année, c’est le bon moment pour en parler.