Blog: 19.09.22Nos premiers pas en tant qu’entreprise formatrice

Au fait, qu’est-ce que c’est exactement l’apprentissage ?

Pilier du système éducatif suisse, l’apprentissage est la formation la plus répandue après l’école obligatoire et bénéficie d’une excellente réputation. Les jeunes choisissent donc une profession parmi les quelques 250 options existantes et recherchent ensuite une place d’apprentissage selon le secteur choisi. L’apprentissage peut se dérouler en alternant formation en entreprise et à l’école ou 100% à l’école.

La formation professionnelle initiale mène soit au certificat fédéral de capacité (CFC – en 3 ou 4 ans) soit à une attestation fédérale de formation professionnelle (AFP, en 2 ans). La formation se compose d‘une partie théorique et d’une partie pratique. Le but est que les apprentis développent ainsi les connaissances et les compétences nécessaire à l’exécution d’un métier.

Comment débuter le processus ?

La première étape de cette jolie aventure est donc qu’un/e employé/e d’une entreprise devienne formateur/trice d’apprenti/e. En effet, il incombe à cette personne de transmettre le savoir-faire, d’encadrer et d’accompagner l’apprenti/e tout au long de son parcours pour devenir un/e professionnel/le.

Pour former un apprenti, il est donc nécessaire d’être expérimenté (une expérience professionnelle d’au moins 2 ans est requise) et qualifié dans son domaine (c’est-à-dire détenir un diplôme dans la profession dans laquelle on souhaite former l’apprenti/e) et de disposer d’une attestation de formateur.

Il est nécessaire de consulter les ordonnances fédérales de chaque profession pour en vérifier les qualifications exactes et la durée de l’expérience requise.

Chez Synergix, fiduciaire à Genève, notre responsable du département comptabilité Saman Abdulaziz a émis le souhait de devenir formateur d’apprenti. Saman est expérimenté et qualifié dans sa profession de comptable ; ainsi il dispose d’environ 9 ans d’expérience professionnelle dans la branche et est titulaire du brevet fédéral en comptabilité.

Avant de se lancer dans ce projet, Saman ne disposait pas d’attestation de formateur d’apprenti/e en entreprise et Synergix n’était pas encore une entreprise autorisée à former des apprentis par le canton de Genève.

Comment obtenir l’attestation de formateur/trice d’apprenti/e et l’autorisation pour l’entreprise ?

La première étape est de vérifier si l’entreprise est autorisée à former des apprentis par le Canton dans lequel elle se trouve.

Comme nous n’avions jamais été dans une situation d’apprentissage, Synergix n’était pas encore une entreprise autorisée à former des apprentis par le canton de Genève.

Nous avons donc rempli une demande d’autorisation de former des apprentis, en ligne, auprès du Canton de Genève.

Dans cette demande, nous avons transmis les coordonnées de Synergix, la personne de contact pour le suivi de la demande, la personne désignée pour suivre l’apprenti/e et les personnes qualifiées en interne.

Quelques semaines plus tard, nous avons reçu au bureau un commissaire d’apprentissage, qui est venu nous rencontrer, discuter avec la direction et Saman et visiter les locaux. Nous avons reçu la décision positive peu de temps après cette visite physique.

En parallèle de cette démarche, Saman a donc débuté une formation afin de devenir formateur d’apprentis. Cette formation a consisté en une quarantaine d’heures de cours à repartir à sa propre convenance.

En quoi consiste la formation pour devenir formateur/trice d’apprenti/e ?

Durant cette formation, les aspects théoriques de la formation ont été travaillés :

• Les obligations des employeurs mais également des apprentis sont définies,
• Le rôle du formateur et de l’entreprise formatrice,
• Les informations liées aux contrats d’apprentissage,
• Les procédures de recrutement (le profil que l’entreprise recherche, la manière de faire un entretien d’embauche),
• L’accueil de l’apprenti dans l’entreprise,
• Comment communiquer avec l’apprenti et l’attitude du formateur à avoir,
• Gestion des conflits avec l’apprenti, mais aussi des collaborateurs,
• Comment former efficacement l’apprenti, en fixant des objectifs,
• Quelles compétences à travailler (méthodologie, personnelle, sociale ou professionnelle)
• La planification, l’évaluation et le suivi de la formation.

Combien de temps prennent ces démarches ?

Nous souhaitions être prêts pour la rentrée scolaire du 30 août 2021. Entre la formation de Saman et l’autorisation à recevoir du Canton, nous pensons qu’il est nécessaire de prévoir environ 3 mois.

Que fait-on une fois que la personne désignée est attestée formateur/trice et que l’entreprise est autorisée par le Canton ?

Il faut alors publier une annonce sur la bourse genevoise des places d’apprentissage sur le site www.orientation.ch. Nous avons reçu beaucoup de candidatures de jeunes entre 15 et 25 ans. Nous avons décidé d’en contacter certains afin de créer un premier échange, pour comprendre leurs intérêts, leurs envies et pour pouvoir se présenter mutuellement. Une rencontre a suivi afin de pouvoir continuer la conversation et se rendre compte si le feeling est mutuel et les valeurs clés partagées. Il était important pour nous de prendre notre temps, de pouvoir échanger avec les jeunes pour cerner leurs envies et pour qu’ils se sentent bien chez nous, avec l’équipe. En effet, un cursus apprentissage s’étend sur 3 ans et est donc un projet à long terme, il est dès lors important que chaque partie prenante soit contente de sa décision.

Comment se déroule la recherche de notre apprenti/e ?

Etant une fiduciaire spécialisée dans la sous-traitance de la comptabilité, des RH et gestion administrative et des salaires, il est évident que notre futur/e apprenti/e devait souhaiter s’intéresser et ou se diriger à terme dans cette branche. L’option existante concernant notre métier et la recherche d’apprenti est « employé de commerce (fiduciaire / immobilière) ». Nous avons été vigilant lors de l’explication de notre métier et de nos activités à être le plus clair et transparent possible. Nous avons ainsi expliqué ce que nos équipes comptabilité et ressources humaines font au quotidien et notre manière de travailler. Nous avons aussi mis en avant le fait d’être amateurs de nouvelles technologies et d’avoir ainsi mis en place des systèmes technologiques perfectionnés. Nous avons également expliqué sur quels systèmes nous travaillons, dont notre logiciel de comptabilité. Nous souhaitions un apprenti curieux et intéressé par cet aspect-là.

Au niveau des postulations et des entretiens, c’est clairement un pas immédiat dans la vie active pour ces jeunes ! Nous avons découvert des CVs et des lettres de motivation assez variés ! Un jeune étudiant a par exemple postulé chez nous en nous expliquant vouloir se spécialiser dans l’immobilier, nous lui avons expliqué que nous sommes une fiduciaire et non une régie !!

S’agissant de l’âge, comme mentionné plus haut, nous avons reçu des postulations de jeunes entre 15 et 25 ans, parfois même plus âgés. L’âge n’importait pas dans notre projet, mais il faut garder en tête que si l’apprenti/e est mineur/e, l’entreprise est légalement responsable de sa présence aussi bien au bureau qu’à l’école. Ainsi, si l’apprenti mineur ne va pas/plus à l’école, son entreprise formatrice doit donc faire le lien avec l’école et les parents.

Qu’en est-il de la signature du contrat d’apprentissage ?

Si l’apprenti est mineur et dans notre cas, elle l’est, il est nécessaire qu’au moins un parent accompagne le jeune lors de la signature du contrat en entreprise. Notre apprentie ayant 17 ans, nous souhaitions de toute manière rencontrer les parents afin de pouvoir échanger avec eux.

Une fois le contrat d’apprentissage signé, le jeune peut s’inscrire à l’école que l’OFPC lui désignera, en fonction du lieu de résidence et en fonction des places disponibles. L’entreprise doit ensuite déposer trois exemplaires du contrat d’apprentissage à l’office pour l’orientation, la formation professionnelle et continue (OFPC) qui validera le contrat en le signant. Afin de protéger les intérêts de l’apprenti, mais également de l’entreprise, l’OFPC procède à la validation des contrats d’apprentissage.

Plus de détails concernant le salaire de l’apprenti/e

Le montant varie selon le métier et l’entreprise. L’apprenti reçoit un salaire pour le travail fourni dans l’entreprise. Au cours de sa formation, le jeune maitrisant de mieux en mieux son futur métier, la rémunération augmente au fil des années. Pour connaître le montant du salaire généralement versé, il faut se renseigner sur les conventions collectives de travail (CCT) en vigueur ou les recommandations valables. La loi ne fixe pas de salaire minimum, mais les entreprises formatrices respectent généralement les recommandations publiées par les organisations professionnelles.

Les frais de transports, de repas, les manuels d’enseignement, les cahiers, les classeurs et autres documents techniques sont à la charge de l’apprenti. Toutefois, les frais engendrés par les cours inter-entreprise sont à la charge de l’employeur. Ces cours sont obligatoires et font partie intégrante de l’apprentissage.

Lors de la toute première formation d’apprentissage, l’entreprise formatrice peut bénéficier d’une aide financière de la part du Canton, équivalente à 3 mois de salaire de l’apprenti, selon certaines conditions (comme par exemple un nombre maximum de 9 employés pour un apprenti). Si votre équipe est donc composée de 11 membres pour un apprenti, cette aide financière n’est pas accordée.

En cas de maladie, l’apprenti se verra verser le salaire suivant :

• L’équivalent de 3 semaine au courant de la première année d’apprentissage,
• Un délai raisonnable durant la deuxième, troisième et quatrième année d’apprentissage. Le tribunal des prud’hommes envisage que le délai raisonnable équivaut à 2 mois.

Comment gérer un contrat d’apprentissage au niveau des charges sociales ?

Les personnes exerçant une activité lucrative sont tenues de payer des cotisations à partir du 1er janvier de l’année de leurs 18 ans. Ces cotisations incluent donc l’assurance vieillesse et survivants (AVS), l’assurance invalidité (AI), l’allocation perte de gain (APG), l’assurance-chômage (AC) et des cotisations à une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie ou des cotisations pour l’assurance accidents. En fonction du modèle de pension choisi par l’employeur, l’apprenti pourrait être potentiellement assuré pour les risques invalidité et décès à partir du 1er janvier de l’année de ses 18 ans.

Comment se présente le calendrier de présence de l’apprenti en entreprise et à l’école ?

Notre apprentie travaille 3 jours par semaine en entreprise et 2 jours à l’école. Les jours sont imposés par l’école formatrice. L’apprenti a également un certain nombre de semaines de formation à effectuer à l’école durant l’année. Notre apprentie a par exemple passé 2 semaines d’affilée à l’école en septembre. Par ailleurs, l’apprenti a l’obligation de suivre des cours « inter-entreprise » qui mettent en lien les aspects théoriques, travaillés à l’école et pratiques, acquis en entreprise.

S’agissant des vacances :

• un minimum de 5 semaines de congés par année d’apprentissage est octroyé pour les personnes en formation jusqu’à l’âge de 20 ans révolus,
• un minimum de 4 semaines de congés par année d’apprentissage pour les personnes en formation âgées de plus de 20 ans.

Lors de la toute première formation d’apprentissage, le Canton octroie une flexibilité de 30 jours après la date de la rentrée scolaire à l’entreprise formatrice, au cas où elle n’ait pas encore trouvé son apprenti/e. En pratique, cette année la rentrée scolaire s’est déroulée le 30 août, nous avions donc jusqu’au 30 septembre pour engager un/e apprenti/e.

Qu’en est-il du suivi tout au long de l’apprentissage ?

Le formateur/trice d’apprenti est évidemment la personne de référence en entreprise et c’est un défi de taille, sans doute encore plus les premières années. L’office pour l’orientation, la formation professionnelle et continue (OFPC) attribue un/e commissaire d’apprentissage qui collaborera avec l’entreprise formatrice dans le cadre de la surveillance de l’apprentissage et qui aura la responsabilité de veiller à la qualité de la formation à la pratique professionnelle dispensée à l’apprenti.

Le/la commissaire intervient pour toute question en lien à la pratique professionnelle dispensée dans le cadre de l’entreprise afin de favoriser la réussite de l’apprenti. Le commissaire apporte son soutien en cas de besoin et prend contact avec l’entreprise et l’apprenti sur le lieu de travail.

L’OFPC attribue également un/e conseiller-ère en formation, qui intervient pour toute question en lien avec la formation professionnelle de l’apprentie. L’entreprise peut le/la contacter en cas de besoin pour obtenir des informations ou des conseils par rapport à l’apprentissage.

Que se passe t’il si l’apprenti/e ou l’entreprise souhaite mettre un terme au contrat d’apprentissage ?

Nous ne pouvons pas témoigner de cette situation mais après renseignements pris, l’apprenti/e comme l’entreprise peuvent mettre un terme au contrat d’un commun accord ou pour justes motifs (faute grave, absences répétées etc).

Pendant la période d’essai, le contrat peut être résilié par l’une ou l’autre partie moyennant un préavis de 7 jours.

La partie qui souhaite mettre fin au contrat avant la date définie dans le contrat doit le faire par écrit et envoyer une copie à l’OFPC. La situation doit également être justifiée (motifs, lettres d’avertissement, compte-rendu des visites etc) et des démarches relatives doivent avoir été entreprises dans le but de trouver une solution (rencontre avec les parents, avec le commissaire d’apprentissage par exemple).

Sources :

https://www.orientation.ch/dyn/show/2893

https://www.ge.ch/entrer-apprentissage

http://www.citedesmetiers.ch/cdmt/Cite-des-metiers-du-Grand-Geneve/Apprentissage/Trouver-une-place-d-apprentissage-et-signer-un-contrat

https://www.educationsuisse.ch/fr/formation-suisse/system-de-formation/apprentissage-maturite

https://www.letemps.ch/suisse/suisse-pays-lapprentissage

https://www.ge.ch/organisation/direction-generale-office-orientation-formation-professionnelle-continue

https://houseofswitzerland.org/fr/swissstories/economie/lapprentissage-recette-dun-succes-suisse